党政机关公文格式应注意的问题

　　2012年4月16日中共中央办公厅和国务院办公厅印发了《党政机关公文处理工作条例》。国家标准《党政机关公文格式》(gb/t9704-2012)于2012年6月29日发布，2012年7月1日起正式实施。

　　《党政机关公文格式》将党政机关公文用纸统一为国际标准a4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表现形式更加规范。

　　按照《党政机关公文格式》规定，公文格式各要素编排时需要特别注意的方面

　　本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，版头有份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号和签发人6个要素，其中前3个和第6个要素不是所有公文都有;公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体，主体有标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件9个要素;公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，版记有抄送机关、印发机关和印发日期两个要素;页码是版心外要素。

　　发文字号由“发文机关代字”“年份”和“发文顺序号”三个部分组成。“年份”要用全称，不可简化，如“2011”不可写成“11”。发文字号应该注意的问题是括注年份的是六角括号“〔〕”，而不是方括号“[]”。正文引用文件名称后圆括号里的发文字号中，一样应该用六角括号“〔〕”。下行文的发文字号居中排列;上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

　　公文标题由发文机关名称、事由和文种组成,容易出现的问题是发文机关名称经常被忽略。编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。3个机关以下联合发文，应该列出所有机关的名称，4个以上机关联合行文时，可采用排列前的发文机关名称加“等”的方式。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。逐级多次转发的公文，拟标题时，可直接写所转发公文的标题，但要去掉原发文机关名称，“转发”前冠转发机关

　　名称。如果转发的是“通知”，可只保留一个“通知”。转发公文，不得以被转发公文的发文字号代替被转发公文进入标题。

　　主送机关在标题下空一行位置，居左顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。(编排方法见本文中“关于版记”。)

　　公文首页必须显示正文。编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。正文中结构层次使用序次语应依次为：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”;一般第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注。特别注意的是，第一层次“一、”后面是顿号，不是逗号，也不是下脚点(齐线实心圆点);第二层“(一)”后面不能有标点;第三层“1.”中是下脚点，切不可用顿号;第四层“(1)”后面不能跟标点。层次序次语不能反序使用，可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可用“(一)”，也可以选用“1.”。同一个层次，使用的序次语形式必须一致。另外，如用“第一”“第二”表示次序，后跟逗号，而不能使用顿号。(非公文材料行文中，有时用外文字母表示顺序，字母后应该使用下脚点，如“a.”或“a.”，切不可用顿号。)

　　以上结构层次序数规范写法适用所有文本材料行文。另需注意的是，序次语后如果使用小标题，标题结尾不应使用标点符号，如果使用句号，将失去小标题的身份，而成为本段的起领句，句号后不宜另起段，应该连续行文。

　　公文如有附件，应当注明附件顺序和名称，即附件说明。“附件说明”的标注规范：在正文之下空出一行居左空两个字编排“附件”二字，“附件”后标全角冒号和附件名称;附件名称后不加标点符号，附件名称本身也不加书名号;如附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。有多个附件，使用阿拉伯数字加下脚点标注顺序，顺序号上下对齐。

　　附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及顺序号顶格编排在版心左上角第一行(注意!“附件”两字后不加冒号)，附件标题居中编排在版心第三行;附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致，格式要求同正文。